Une gestion documentaire étendue

La gestion des informations documentaires (papier comme électroniques) demande une certaine expérience pour maintenir l'efficacité d'une organisation.

CalliSphère propose une démarche concrète et opérationnelle, basée sur les besoins métier. Cette démarche vise à :

• améliorer votre productivité en facilitant l’accès aux informations,
• valoriser vos informations en y rattachant des méta-données métier,
• favoriser la prise de décision en mettant l’historique de l’entreprise à portée des responsables,
• réduire les risques grâce à une gouvernance efficace des informations d’entreprise essentielles.

CalliSphère vous aide à répondre à ces exigences grâce aux fonctions de Document Management proposées par Open Text Enterprise Content Management (ECM) Suite. Avec ces composants, nous vous aidons à :

• construire un plan de classement,
• définir le contrôle des accès (matrice des privilèges),
• définir les règles de circulation et de gestion documentaire (conception de workflows, etc.),
• définir le plan de formation des utilisateurs métier,
• accompagner les utilisateurs dans l'usage de leur nouvel outil.

Un environnement de travail collaboratif

L'ECM (Enterprise Content Management) se propose d'organiser la relation entre les individus, les processus et les contenus au sein d’une entreprise. Les composants de la solution ECM d'OpenText "Open Text Extended Collaboration" et "Communauté de pratique et Travail collaboratif" apportent des fonctions étendues de collaboration, tels des wikis, des blogs et forums, des calendriers et des pages d'accueil personnalisées en fonction des thématiques métier.

Ces composants font parties intégrante du travail en équipe, offrant des environnements virtuels au sein desquels les employés et les partenaires externes peuvent partager leurs connaissances sur des projets et collaborer dans le cadre de processus métier.

Au travers d'une solide expérience en la matière, CalliSphère vous propose de convenablement exploiter ces composants pour organiser vos flux d'informations documentaires et vos groupes d'individus formant des communautés d'intérêts.

CalliSphère accompagne régulièrement ses clients pour :

• la mise en oeuvre de communautés de pratiques, lieux de collecte et de partage des savoirs, ainsi que des bonnes pratiques,
• l'adaptation, la personnalisation (parfois le développement) d'étapes de worflows,
• l'adaptation de l'interface utilisateur du produit,
• l'intégration d'annuaires d'entreprise,
• la gestion de besoins métier impliquant la circulation et le traitement de l'information.

Des fonctions d'archivage légal

Les entrerprise évoluent dans un contexte de mondialisation impliquant le respects des différentes législations, règlementations, normes industrielles et procédures internes. Toutes ont en commun de chercher à mieux gérer les référentiels de documents électroniques. Souvent, la conservation des documents de réference devient obligatoire.

Ces documents sont de toutes natures (contrats, manuels qualité, notes de service, documents à caractères normatifs, etc.) et s'avèrent essentiels à la bonne marche de l'entreprise.

Pour respecter la législation et minimiser les risques, il est important de contrôler le cycle de vie complet des archives cléfs, tout en réduisant les coûts de gestion en supprimant les contenus accessoires ou périmés. Le composant Records Management de la suite Open Text ECM permet de suivre le cycle de vie complet des objets électroniques en associant des règles précises de conservation et de suppression adaptées. Ces règles régissent la suppression des contenus ou leur archivage sur des supports de stockage plus économiques.

Ayant une expérience en la matière, CalliSphère est à même de vous accompagner dans le déploiement du composant Records Management afin d’appliquer des règles de gestion des archives aux différentes formes de contenu (documents papier et électroniques, eMail, données gérées par SAP, contrats, documents régulés, etc.).

Un gestionnaire de Contenus Web

OpenText Web Solution permet la gestion avancée de contenus Web destinés à être publiés sur des sites Web.

Dans ce domaine, CalliSphère peut vous proposer des solutions d'organisation des contenus et des processus vous permettant de déployer rapidement des sites ou des microsites Web.

Des solutions existent pour intégrer cette logistique au sein de portails existants tels Microsoft Sharepoint par exemple. N'hésitez pas à consulter CalliSphère à ce sujet.

CalliSphère a eu l'occasion d'assister plusieurs de ses clients pour :

• la définition du périmètre d'usage d'une solution de gestion de contenu Web (WCM/CMS) au sein d'univers OpenText,
• contribuer à l'organisation des rédacteurs et des contenus,
• assurer le déploiement de la solution (fonctionnel comme technique).

Dématérialisation de documents papier

Si vous disposer des moyens d'une dématérialisation physique, CalliSphère vous propose de les intégrer au sein de la solution OpenText Content Server.

Si par contre, vous n'êtes pas encore équipés, OpenText propose la solution Open Text Capture Center (anciennement connu sous le nom de DOKuStar Capture Suite) pour intégrer et automatiser la capture d'information papier ou électronique au sein de votre système d'information. Cette solution utilise les outils les plus évolués du marché pour extraire ces informations de documents bitmap, notamment :

• Optical Character Recognition (OCR)
• Intelligent Character Recognition (ICR)
• Intelligent Document Recognition (IDR)

CalliSpère peut vous aider à diminuer vos coûts en déployant cette solution dont les principaux bénéfices sont de réduire les interventions manuelles et d'accélérer les processus de capture et d'extraction d'informations. Cet accompagnement concerne traditionnelement les applications de gestion des bons de commande, de factures, de formulaires (fixes, ancrés, imprimés, avec extraction par règles), etc.

Une solution évolutive, adaptable

Il arrive parfois que la seule façon de disposer d'un produit pleinement intégré au sein du SI ou conforme aux attentes des acteurs métier implique de réaliser des développements spécifiques. Ces développements doivent être limités et justifiés (particularisme du SI, volonté de différentiation concurrentielle, etc.).

De par son expérience de la plate-forme Content Server et son statut de partenaire d'OpenText, CalliSphère est à même de réaliser de tels travaux et personnalisations autour de la plate-forme OpenText.

La méthodologie de projet utilisée est classique; les technologies étant conforme aux recommendations de l'éditeur (utilisation des technologies Java, .NET, Livelink OScript et WebLingo).

Certains de nos travaux spécifiques intéressant plusieurs de nos clients, nous les avons industrialisés et regroupé au d'une gamme (CalliSphère Software Suite ou CSS) de solutions sur étagère.

Intégration technnique & infrastructures

Partenaire d'OpenText, CalliSphère maîtrise le socle technique du produit OpenText Content Server (ex-Livelink) et propose divers types de prestations sur l'intégration ou l'adaptation du produit au sein des systèmes d'information :

• Développement de modules spécialisés (OScript/WebLingo/Java) permettant tout type d'interventions sur les fonctions du produit,
• Personnalisation poussée du produit (gestion fine de la suppression de documents, gestion de quotas, adaptations linguistiques ou d'interface utilisateur, usage avancé du moteur de recherche, etc.
• Intégration de bases externes, relation poussée avec divers processus ou procédures du système d'information,
• Conseil en architecture technique et matérielle permettant de pleinement exploiter les capacités du produit et d'offrir les performances attendues. Mise en oeuvre de nos recommandations.